Jouw gegevens in onze buurtapp

Contact en verantwoordelijkheid

Het bestuur van De Paniekzaaiers behandelt privacyvragen gezamenlijk. Mail naar info@bvdepaniekzaaiers.nl, ook als je geen toegang meer hebt tot de app. Vóór ingebruikname bevestigt het bestuur wie formeel verantwoordelijk is en of deze mailbox bereikbaar is.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

• Lidmaatschap en huishouden: naam, adres, huishoudrelatie, contactpersoon, contactgegevens en lidmaatschapsperiode. Kinderen hebben een ledenregistratie, maar geen eigen account.
• Contributie: geboortedatum en basisschoolstatus bepalen of contributie verschuldigd is op 1 januari. We registreren persoonlijke kosten en betalingen; de gezinscontactpersoon ontvangt de gezamenlijke rekening.
• Activiteiten en taken: inschrijvingen, toewijzingen en afrondingen. Bij een taakvrijstelling leggen we geen medische reden vast.
• Communicatie: je e-mailkeuzes, WhatsApp-keuze, berichten, reacties, foto's en meldingen. WhatsApp-deelname wordt handmatig geregeld; de app meldt je niet automatisch aan bij een groep.
• Veilige toegang: eigen inlogadres, beveiligingsmiddelen, sessie- en apparaatgegevens en beperkte registratie van toegang en wijzigingen.

Gegevens komen van jezelf, de bevoegde ouder/verzorger, de gezinscontactpersoon voor huishoudzaken of het bestuur, onder meer via de bestaande ledenadministratie en bankadministratie. Je gezinscontactpersoon kan niet zelfstandig jouw persoonlijke toestemming geven.

Voor noodzakelijke leden- en financiële administratie werkt het bestuur de passende grondslag uit vanuit het lidmaatschap en eventuele wettelijke verplichtingen. Voor beveiliging en verenigingsorganisatie wordt de noodzaak afgewogen tegen jouw privacy. Optionele publicatie staat daarvan los. De definitieve grondslagen worden vóór ingebruikname vastgelegd; deze concepttekst vraagt geen algemene toestemming voor alles.

Jouw keuzes

Toestelmeldingen zijn vrijwillig en worden per toestel aangezet bij Mijn meldingen. Hiervoor bewaren we een versleuteld pushabonnement, gekoppeld aan je ingelogde sessie. De pushdienst van je browserleverancier (bijvoorbeeld Apple, Google of Mozilla) bezorgt alleen een algemene melding; namen en betaalgegevens staan daar niet in. Uitzetten of intrekken van je sessie stopt nieuwe verzending. Ongeldige abonnementen worden bij de periodieke controle verwijderd; technische verzendstatussen worden maximaal zeven dagen bewaard. Een al bezorgde melding kan nog op je toestel staan.

In Mijn gegevens en voorkeuren beheer je optionele e-mail, WhatsApp en het delen van je verjaardag. De voorkeur voor het delen van je verjaardag is vastgelegd, maar er is momenteel geen verjaardagenoverzicht. Dat onderdeel is geparkeerd; via deze voorkeur worden nu geen verjaardagen getoond.

Officiële foto's en bewoningsgeschiedenis hebben elk een afzonderlijke vrijwillige toestemming, standaard uit. Die geschiedenis kan met toestemming ook na vertrek bewaard blijven. Je kunt een keuze intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van eerder toegestaan gebruik. Voor kinderen beoordeelt het bestuur wie bevoegd is de keuze door te geven.

Een bericht op het buurtbord is zichtbaar voor leden. Het bestuur bepaalt afzonderlijk welke inhoud in Ons Buurtblad komt. Reacties worden niet automatisch meegenomen. Papieren verspreiding en langdurige bewaring vragen een redactionele controle. Een latere openbare publicatie, bijvoorbeeld een jubileumboek, wordt opnieuw beoordeeld.

Wie kan wat zien?

Leden zien gedeelde verenigingsinhoud en hun eigen gegevens. De gezinscontactpersoon beheert inschrijvingen en de rekening voor het huishouden. Bestuur beheert de vereniging; de evenementencommissie alleen de daarvoor noodzakelijke evenementgegevens. De kascontrolecommissie krijgt toegang tot de toegewezen controleperiode. De IT-beheerder verzorgt technisch beheer en krijgt daarmee niet automatisch bestuurlijke inzage via de app.

Vertrouwelijke inhoudsmeldingen zijn voor de melder en het bestuur. Persoonlijke waarderingen zijn alleen voor de ontvanger en het bestuur. Bewoningsgeschiedenis en nieuwsbriefarchief zijn uitsluitend voor het bestuur; officiële albums en samengevatte financiële verslagen zijn voor ingelogde leden.

Hosting en e-mailverwerking vragen dienstverleners. De gekozen partijen, opslaglocaties, eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte en bijbehorende afspraken zijn nog te bevestigen. Er wordt in deze versie geen betaalprovider gebruikt; betalingen lopen via handmatig overmaken en eventueel een afzonderlijk handmatig Tikkie.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Dit is het afgesproken bewaarbeleid. De technische uitvoering voor resterende financiële details en oude naam-/adresverwijzingen wordt nog afgerond voordat echte gegevens in gebruik worden genomen.

• Overbodige contact- en profielgegevens en persoonlijke waarderingen: uiterlijk drie maanden na einde lidmaatschap. Toegang stopt al bij het einde van het lidmaatschap.
• Gewone deelname en persoonlijke taaktoewijzingen: tot en met twee jaar na het uitvoeringsjaar. Beschrijvingen van activiteiten en taken blijven als historische context bewaard.
• Buurtbord met reacties en foto's: twee jaar vanaf het oorspronkelijke bericht; reacties verlengen die termijn niet.
• Noodzakelijke financiële details: zeven jaar als beleidsbasis. Het bestuur bevestigt de toepasselijke onderbouwing en beoordeelt concrete uitzonderingen.
• Samengevatte definitieve financiële PDF's, nieuwsbrief-PDF's en formele verenigingsdocumenten: blijvend archief. Een gericht privacyverzoek blijft mogelijk.
• Officiële foto's: geen automatische einddatum; het bestuur krijgt na vijf jaar een herinnering om het gebruik te herzien. Bewoningshistorie blijft alleen met passende toestemming bewaard.
• Beveiligingslogs: zes maanden. Afgehandelde bezorginformatie: drie maanden na verzending of laatste relevante opvolging. Afgehandelde inhoudsmeldingen: één jaar.
• Verlaten nieuwsbrief- en documentconcepten: negentig dagen. Tijdelijke exports en achtergebleven tijdelijke afbeeldingen: maximaal zeven dagen volgens de afgesproken opruiming.

Een lopende afrekening of een concreet geschil kan beperkte verdere bewaring nodig maken. Het bestuur legt de reden en een nieuwe beoordelingsdatum vast. De geplande back-upbewaring is maximaal dertig dagen; de hostingafspraken en herstelprocedure moeten dit nog bevestigen.

Inzage, correctie of verwijdering

Je kunt het bestuur vragen om inzage, correctie of verwijdering van jouw gegevens. Je kunt toestemming intrekken en, waar van toepassing, bezwaar maken, verwerking laten beperken of gegevens laten overdragen. Mail het contactadres bovenaan en beschrijf je verzoek. Je hoeft niet standaard een kopie van je identiteitsbewijs te sturen; we controleren je identiteit op een passende manier.

Het bestuur registreert je verzoek en reageert in beginsel binnen één maand. Als een toegestane verlenging nodig is, legt het bestuur dat binnen die eerste maand uit. Gegevens die nog noodzakelijk moeten worden bewaard, kunnen niet altijd direct worden verwijderd; je krijgt dan uitleg.

Bij een foto kun je via de meldmogelijkheid om verwijdering vragen. Het bestuur beoordeelt ook relevante kopieën in archiefstukken. Reeds uitgedeelde papieren nieuwsbrieven of bestanden die iemand zelf heeft opgeslagen, kunnen we niet op afstand wissen.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer uitleg staat bij je recht op informatie.

Beveiliging en gebruik van je apparaat

We beperken toegang per rol, beschermen bestanden achter de login en vragen extra verificatie voor beheer. Je kunt eigen sessies intrekken. Deel je inlogcode niet en kies “eigen apparaat” alleen op je eigen telefoon of computer.

De app gebruikt noodzakelijke cookies voor je sessie en beveiliging. In deze lokale versie zijn geen advertentie- of analysetrackers ingebouwd. De app neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten met juridische gevolgen; voor vragen over een contributiepost kun je terecht bij het bestuur.

Foto's worden afgeschermd en verkleind, maar kopiëren of screenshots maken kan niet volledig worden voorkomen. Vermoed je misbruik of een datalek? Neem direct contact op met het bestuur via het adres bovenaan.